L'externalisation temporaire vous connaissez ? C’est le fait de déléguer une partie de sa gestion administrative à une assistante administrative pour faire face à des pics de travail tout en optimisant vos ressources. Cette approche présente plusieurs avantages, qui vont au-delà de la simple gestion des tâches administratives.
Si vous vous demandez pourquoi externaliser temporairement, lisez cet article.
Au programme :
L’externalisation temporaire, ça consiste en quoi ?
Les 5 bénéfices d’externaliser à une assistante administrative
Comment externaliser temporairement ?
Quand est-ce le bon moment ?
1. L’externalisation temporaire, ça consiste en quoi ?
L’externalisation temporaire, c’est faire appel à une assistante administrative pour vous soulager pendant les périodes où le travail administratif devient trop lourd à gérer.
Vous n’avez pas besoin d’une solution à long terme. Au contraire, vous adaptez l’aide à vos besoins du moment. Cela vous permet de gérer des pics d’activité, sans avoir à embaucher un salarié à temps plein. Vous êtes libre de choisir la période et le volume de travail et surtout, vous évitez les coûts fixes d’un contrat permanent.
2. Les 5 bénéfices d’externaliser à une assistante administrative
👉 Une solution rapide
L'externalisation temporaire permet d'apporter une réponse rapide et efficace à une surcharge de travail administratif. Quand vous avez un pic d’activité imprévu, une assistante administrative peut vous aider à gérer sans vous obliger à embaucher sur le long terme.
📌 Par exemple, une société d’événementiel a fait appel à une assistante pendant deux mois pour gérer les inscriptions à un salon. Résultat : l’équipe a pu se concentrer sur d’autres priorités.
👉 Une flexibilité maximale
L’un des gros atouts de l’externalisation temporaire, c’est la flexibilité. Une assistante administrative peut intervenir pour des missions précises, comme gérer les relances clients quand un de vos employés est en vacances.
📌 Par exemple, une PME a fait appel à une assistante pour gérer les dossiers RH pendant six semaines, le temps d’implémenter un nouveau logiciel.
👉 Des économies importantes
L'externalisation temporaire vous aide à réaliser des économies tout en maintenant une qualité de service.
Comparé à l’embauche d’un salarié à temps plein, c’est bien plus rentable, vous réduisez :
Les dépenses liées à l'équipement et à la formation
Les coûts liés au salariat (charges sociales, congés payés, assurances)
Les coûts de gestion des démarches administratives (contrats, comptabilité)
📌 Par exemple, une boutique en ligne a choisi d’externaliser la mise à jour de ses fiches produits plutôt que de recruter un employé à plein temps.
👉 Une qualité de service irréprochable
Une assistante administrative peut prendre les rênes et assurer la continuité des services, sans jamais sacrifier la qualité.
Que ce soit pour gérer des absences, mettre en place un outil numérique ou s'occuper de tâches administratives plus complexes, l’externalisation garantit une gestion fluide.
📌 Par exemple, une agence immobilière a fait appel à une assistante pendant un congé maternité pour continuer à gérer les contrats sans interruption.
Un petit conseil ici : choisissez une assistante qui maîtrise son sujet, elle s’adaptera vite et ça, c’est précieux !
👉 Concentrez-vous sur votre cœur de métier
Libérez-vous des tâches administratives qui vous prennent du temps et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment : votre cœur de métier.
Le plus gros avantage de l’externalisation temporaire, c’est que vous pouvez déléguer les tâches chronophages (comme la saisie de données ou l'archivage) et permettre à vos équipes de se focaliser sur des missions plus stratégiques.
📌 Par exemple, une petite chaîne hôtelière a externalisé la gestion des réservations pendant la haute saison, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur l’accueil des clients.
3. Comment externaliser temporairement ?
1️⃣ Identifiez les tâches à déléguer
Commencez par faire le tri : qu’est-ce qui vous prend trop de temps ou n’apporte pas de vraie valeur à votre activité ? Listez les tâches répétitives et chronophages qui peuvent facilement être confiées à une assistante administrative.
📌 Par exemple, la gestion des emails, les relances clients ou encore la saisie de données. On vous partage ce tableau pour vous aider.
2️⃣ Choisissez la bonne personne
Prenez le temps de bien choisir votre assistante. Vérifiez ses compétences et son expérience : est-elle à l’aise avec votre domaine d’activité ? (Pas question de perdre du temps à tout expliquer). Consultez les avis laissés par ses anciens clients, ça donne souvent un bon aperçu de la qualité de son travail.
En bref, misez sur quelqu’un qui sait s’adapter rapidement et qui inspire confiance.
3️⃣ Communiquez clairement vos attentes
Pour que la collaboration soit efficace, définissez des objectifs clairs. Expliquez précisément ce que vous attendez : les tâches, les délais et les résultats souhaités. (Un flou artistique, c’est sympa mais juste en peinture). Si vous avez une méthode particulière de travail, prenez le temps de la partager. Fournissez des exemples concrets ou un guide détaillé pour éviter tout malentendu.
Bref, soyez précis et tout ira comme sur des roulettes.
4️⃣ Accordez votre confiance et lâchez prise
Accordez votre confiance et fixez des moments pour faire un point régulier. Planifiez des feedbacks hebdomadaires ou mensuels. Utilisez un outil pratique pour centraliser vos échanges, comme Furious ou WhatsApp. (Les mails perdus dans une avalanche de notifications, ça ne compte pas).
On résume tout ça ?
1️⃣ L’externalisation temporaire, c’est solliciter une assistante administrative pour gérer vos pics d’activité, sans embaucher, en adaptant l’aide à vos besoins et sans coûts fixes.
2️⃣ Externaliser temporairement, c’est rapide, flexible, économique et ça vous libère pour votre cœur de métier.
3️⃣ Pour externaliser, c’est simple : identifiez les tâches à déléguer, choisissez une assistante qualifiée, définissez vos attentes clairement et suivez les progrès.
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion quotidienne :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n’avez pas le temps ou l’envie de gérer.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !